Οργανωτικό σχήμα του ΓΕΕ

Επιστημονικά Υπεύθυνη: Ευρυδίκη Ζαχοπούλου, («Υποστήριξη Παρεμβάσεων Κοινωνικής Μέριμνας Φοιτητών, Διεθνές Πανεπιστήμιο της Ελλάδος» με Κωδικό ΟΠΣ 5048170).

Επιτροπή ΓΕΕ: Αποτελείται από τρία (3) μέλη ΔΕΠ ή και ΔΥ του ΔΙΠΑΕ (πανεπιστημιούπολη Σερρών) που επικοινωνούν μεταξύ τους για να συζητήσουν σημαντικά ζητήματα και να πάρουν κρίσιμες αποφάσεις αναφορικά με την λειτουργία του ΓΕΕ.

Αρμόδιοι Υπάλληλοι Γραμματειών: Στις Γραμματείες των Σχολών του Πανεπιστημίου έχει οριστεί αρμόδιος υπάλληλος για την εξυπηρέτηση του ΓΕΕ.

Προσωπικό του ΓΕΕ: Εξωτερικός συνεργάτης που ενημερώνει το δίκτυο των εμπλεκομένων και υποστηρίζει την ομαλή διεξαγωγή του έργου.

Τι έχουμε κάνει

• Επειδή η Δομή ΣΤΗΡΙΖΩ συνέπεσε με την έναρξη της πανδημίας, επανασχεδιάστηκε κατά τη φάση υλοποίησης, ενσωματώνοντας εξ αποστάσεως υπηρεσίες και ψηφιακά συστήματα επικοινωνίας για προφανείς λόγους.
• Σχεδιάσαμε και ενημερώνουμε σχετική ιστοσελίδα και Facebook.
• Πληροφορήσαμε την ακαδημαϊκή κοινότητα για τη λειτουργία του Γραφείου.
• Πραγματοποιήσαμε ενέργειες διάχυσης (δημοσιεύσεις, αναρτήσεις, λογότυπα).
• Συντάξαμε και προκηρύξαμε 6 κύκλους προσκλήσεων εκδήλωσης ενδιαφέροντος. Ο κάθε κύκλος αφορούσε διάστημα 10 μηνών και συγκεκριμένα από 1/10 έως και 31/7 του ακαδημαϊκού έτους.
• Σχεδιάσαμε για την υποβολή αιτήσεων τις ηλεκτρονικές πλατφόρμες www.enoikio.cm.ihu.gr και http://ypotrofies.stirizo.cm.ihu. gr/ (βλέπε στη συνέχεια).
• Στις ηλεκτρονικές πλατφόρμες αναρτήσαμε FAQ (βλέπε στη συνέχεια).
• Επεξεργαστήκαμε τα δεδομένα, συντάξαμε τις σχετικές εισηγήσεις στον ΕΛΚΕ.
• Διατηρήσαμε ηλεκτρονικό και έντυπο αρχείο των ωφελουμένων και των διαδικασιών.

Διαδικασία

Η διαδικασία διαρθρώθηκε σε 15 βασικά βήματα που αφορούν τους τρεις Κύκλους 1, 2, 3 (Επιδότηση Ενοικίου). Για τους Κύκλους 4, 5 (Υποτροφίες Οικονομικής Ενίσχυσης) ακολουθούνται τα ίδια βήματα πλην των 8 και 9.

Παραθέτουμε τα 15 βήματα:

Βήμα 1: Αναρτάται η σχετική προκήρυξη με τα απαιτούμενα δικαιολογητικά, τις προϋποθέσεις επιλογής και το deadline. Δίνεται στην προκήρυξη ευρεία δημοσιότητα με αναδημοσίευση στις ιστοσελίδες των επί μέρους Τμημάτων.

Βήμα 2: Οι αιτήσεις υποβάλλονται σε ειδικά σχεδιασμένη ηλεκτρονική πλατφόρμα μετά από σχετική προκήρυξη εγκεκριμένη από τον ΕΛΚΕ/ΔΙΠΑΕ που δημοσιεύεται κάθε χρόνο, περίπου το Φεβρουάριο. Οι φοιτητές καταθέτουν τα χαρτιά τους μέσω ηλεκτρονικής πλατφόρμας https://enoikio.cm.ihu.gr/ είτε http://ypotrofies.stirizo. cm.ihu.gr/ και η μοριοδότηση γίνεται αυτόματα από το σχετικό αλγόριθμο. Εκτυπώνονται αρχεία ανά προκήρυξη με τίτλο «Κατάλογος Φοιτητών Υπολογισμοί» όπου υπάρχει η αυτοματοποιημένη μοριοδότηση με βάση τα κριτήρια που έχουν οριστεί (και δημοασιευτεί) και τη βαρύτητα του καθενός. Εμείς από πλευράς μας ελέγχουμε ότι τα στοιχεία που έχουν δηλώσει οι φοιτητές (και βάσει των οποίων υπολογίζει ο αλγόριθμος) είναι τα ορθά.

Βήμα 3: Μετά την αρχική διαλογή των φοιτητών, τους ζητάμε να μας στείλουν τα μισθωτήρια συμβόλαια από taxisnet και καταρτίζεται το 1ο Πρακτικό.

Βήμα 4: Μετά την εισήγηση της Επιτροπής προς την ΕΥ και την έγκριση του πίνακα δικαιούχων υποβάλλεται ο πίνακας προς έγκριση στον ΕΛΚΕ.

Βήμα 5: Δημοσιεύεται ο πίνακας των επιλέξιμων στην ιστοσελίδα του ΕΛΚΕ. Ενημερώνονται οι υποψήφιοι με mails από το Γραφείο Επιδότησης Ενοικίου για τον προσωρινό πίνακα και την δυνατότητα να υποβάλλουν ένσταση εντός 5νθημέρου.

Βήμα 6: Εξετάζονται οι τυχόν υποβληθείσες ενστάσεις. Η απόφαση της Επιτροπής Ενστάσεων κοινοποιείται στον ΕΛΚΕ.

Βήμα 7: Γίνεται έλεγχος από το Γραφείο Φοιτητικής Μέριμνας της Πανεπιστημιούπολης Σερρών ώστε να αποκλειστούν τυχόν περιπτώσεις που έλαβαν και το κρατικό επίδομα Στέγασης (για το ίδιο διάστημα). Οριστικοποιείται ο πίνακας των επιλέξιμων.

Βήμα 8: Στη συνέχεια, κατά τον τελευταίο μήνα του επιλέξιμου διαστήματος επιδότησης (περίπου Ιούλιος) ζητούμε από τους επιλέξιμους να μας προσκομίσουν επικαιροποιημένο μισθωτήριο συμβόλαιο από το taxisnet για να επιβεβαιώσουμε ότι δεν ξενοίκιασαν νωρίτερα, και βάσει αυτών υπολογίζεται το τελικό ποσό που δικαιούνται (με μέγιστο τα 150 ευρώ/μήνα) και βγαίνει το 2ο και οριστικό πρακτικό. Για παράδειγμα, φοιτητής βάσει του αρχικού του μισθωτηρίου το 2020/2021 θα δικαιούνταν να επιδοτηθεί για 10 μήνες, αλλά κατά το στάδιο της επικαιροποίησης είδαμε ότι έκανε λύση συμβολαίου στις 28/2/2021 και άρα δικαιούται πραγματικά για 5 μήνες, θα επιδοτηθεί για 5 μήνες.

Βήμα 9: Μετά τον επανέλεγχο των μισθωτηρίων καταρτίζεται πρακτικό με το ακριβές ποσό της επιδότησης (οικονομική ενίσχυση για κάθε δικαιούχο). Το πρακτικό διαβιβάζεται και εγκρίνεται από τον ΕΛΚΕ.

Βήμα 10: Οι ωφελούμενοι φοιτητές καλούνται να εγγραφούν στο reScom. Καθοδηγούνται από το Γραφείο για την εγγραφή τους. Μετά την εγγραφή τους γίνεται αποδοχή στο reScom από την Επιστημονικά Υπεύθυνη.

Βήμα 11: Στη συνέχεια εκτυπώνονται οι ατομικές συμβάσεις τους και καλούνται οι φοιτητές να υπογράψουν ιδιοχείρως το συμφωνητικό.

Βήμα 12: Τα συμφωνητικά διαβιβάζονται στον ΕΛΚΕ Θέρμης και υπογράφονται ιδιοχείρως τόσο από την Επιστημονικά Υπεύθυνη όσο και από τον Πρόεδρο του ΕΛΚΕ.

Βήμα 13: Υποβάλλεται συγκεντρωτικός πίνακας δαπάνης για κάθε κύκλο προκήρυξης.

Βήμα 14: Γίνεται εκκαθάριση δαπάνης από τον ΕΛΚΕ και κατάθεση του εγκριθέντος ποσού στους ατομικούς τραπεζικούς λογαριασμούς των ωφελουμένων.

Βήμα 15: Συγκεντρώνονται δελτία εισόδου-εξόδου των ωφελουμένων στο έργο.

Η πλατφόρμα υποβολής αιτήσεων

https://webforms.ihu.gr/stirizocm

Η πλατφόρμα δεν λειτούργησε ως απλό αποθετήριο, υπήρξε ένα πολύ χρήσιμο εργαλείο για την παραλαβή, επεξεργασία, ταξινόμηση των αιτήσεων. Κυρίως όμως για την αυτοματοποίηση, μοριοδότηση και τυποποιημένη κατάταξη σε αξιολογικό πίνακα των αιτούντων. Όλα τα απαραίτητα δικαιολογητικά καταθέτονται επίσης στη πλατφόρμα. Οφείλουμε θερμές ευχαριστίες στον Ηλία Νίτσο που σχεδίασε και υποστήριξε τη λειτουργία της πλατφόρμας σε όλη τη διάρκεια του έργου.